Dalam tugasnya sehari-hari, purchasing bertanggung jawab dalam menentukan kebutuhan perusahaan, mengidentifikasi supplier atau vendor, bernegosiasi, melakukan pemesanan, hingga mengelola persediaan. Pada kesempatan hari ini, Hulu Talent akan mengajak anda untuk mengenal 5 istilah KPI purchasing untuk implementasi dalam perusahaan.
Apa saja kira-kira istilahnya? Simak informasi lengkapnya di bawah ini ya~
Istilah Pembayaran Dalam Purchasing
- Quotation
Quotation merupakan dokumen yang diberikan oleh pemasok atau vendor kepada pembeli. Dokumen ini umumnya berisi rincian harga, syarat, dan ketentuan untuk barang atau jasa yang akan dibeli. Quotation berfungsi sebagai penawaran harga awal dan membantu pembeli dalam membuat keputusan pembelian.
- Invoice
Istilah KPI Purchasing yang selanjutnya adalah Invoice atau yang dikenal juga sebagai faktur. Invoice adalah dokumen yang dikeluarkan oleh pemasok setelah barang atau jasa telah diserahkan kepada pembeli. Dalam invoice biasanya tercantum jumlah yang harus dibayar, tanggal jatuh tempo, serta rincian item yang dibeli. Ini merupakan alat penting dalam proses akuntansi untuk mencatat dan menagih pembayaran.
- Receipt
Receipt merupakan bukti pembayaran yang diterima oleh pembeli setelah melakukan transaksi. Dokumen ini menunjukkan bahwa pembayaran telah diterima dan berfungsi sebagai referensi untuk pembeli maupun penjual dalam hal verifikasi dan rekonsiliasi pembayaran.
- Faktur Pajak
Kemudian faktur pajak adalah dokumen resmi yang dikeluarkan oleh pemasok yang mencantumkan pajak yang harus dibayar dan nomor identifikasi pajak. Faktur ini diperlukan untuk kepentingan pelaporan pajak dan memastikan kepatuhan terhadap peraturan perpajakan.
- Purchase Order (PO)
Dalam purchasing tentu tidak asing lagi dengan yang namanya PO atau singkatan dari Purchase Order. Merupakan dokumen yang dikeluarkan oleh pembeli untuk memesan barang atau jasa dari pemasok. PO mencantumkan rincian produk, kuantitas, harga, dan syarat pembayaran. Dokumen ini berfungsi sebagai kontrak formal yang mengikat antara pembeli dan pemasok, dan digunakan untuk memastikan bahwa semua pihak telah memahami dan menyetujui syarat-syarat transaksi.
Baca Juga: Contoh KPI Purchasing dan Tips Membuat KPI Purchasing
Aspek KPI yang Perlu Diukur
Selain memahami apa saja istilah KPI Purchasing, mengetahui aspek apa saja yang perlu diukur untuk KPI Purchasing merupakan kunci utama dalam membuat KPI yang optimal. Berikut beberapa aspek KPI Purchasing yang perlu diukur:
- Lead Time
Lead Time merujuk pada jangka waktu yang diperlukan dari saat pemesanan barang hingga barang tersebut tiba di tangan pembeli. Istilah ini penting karena mempengaruhi perencanaan persediaan dan produksi. Waktu tunggu yang panjang dapat menyebabkan keterlambatan dalam operasi bisnis, sementara waktu tunggu yang singkat dapat membantu perusahaan merespons kebutuhan pasar dengan lebih cepat.
- Kesesuian Barang
Kesesuaian Barang yaitu sejauh mana barang yang diterima sesuai dengan spesifikasi yang tercantum dalam purchase order atau kontrak. Ini termasuk ukuran, warna, model, dan fitur lainnya. Memastikan kesesuaian barang sangat penting untuk menghindari masalah seperti pengembalian atau penukaran barang, serta untuk menjaga kepuasan pelanggan dan meminimalkan gangguan operasional bisnis atau perusahaan.
- Kelengkapan Dokumen
Kelengkapan Dokumen mencakup semua dokumen yang diperlukan dalam transaksi purchasing, seperti invoice, purchase order, dan delivery note. Kelengkapan dokumen memastikan bahwa semua informasi terkait transaksi tersedia dan dapat diverifikasi. Ini akan membantu dalam proses audit, pembayaran yang tepat waktu, serta pengelolaan dan pelacakan barang yang lebih baik.
- Tingkat Cacat Barang
Tingkat Cacat Barang merupakan persentase barang yang diterima dalam kondisi tidak sempurna atau rusak. Istilah ini penting untuk mengevaluasi kualitas barang dari pemasok dan menentukan apakah barang tersebut memenuhi standar kualitas yang diharapkan. Tingkat cacat yang tinggi dapat mempengaruhi kepuasan pelanggan dan meningkatkan biaya tambahan untuk pengembalian atau perbaikan.
Itu tadi beberapa informasi yang dapat Hulu Talent sampaikan mengenai Istilah KPI Purchasing. Semoga dengan informasi di atas, Anda makin memahami pentingnya peran purchasing dalam sebuah bisnis atau perusahaan. Serta mampu mengoptimalkan KPI purchasing!
Untuk KPI yang efektif, maka manfaatkan KPI AI Generator dari Hulu Talent ya! Hadir dengan berbagai fitur untuk meningkatkan efisiensi dan mengoptimalkan KPI perusahaan anda! Dengan KPI AI, pasti capai!